Federalna polityka czasowa dla kontrahentów rządowych

Kontraktowanie z rządem narzuca wymagania, które nie występują zwykle na rynku komercyjnym. Wykonawcy rządowi muszą przestrzegać dodatkowych przepisów i procedur w celu zakwalifikowania się do federalnego procesu zamówień i utrzymania ich statusu. Federalna polityka w zakresie mierzenia czasu zawarta jest w Federalnym Regulaminie Nabycia i wymogach Agencji Kontroli Kontrwywiadu. Dotyczą one ręcznych i elektronicznych systemów śledzenia pracy na podstawie kontraktu rządowego, ponieważ jest to jedyny największy czynnik kosztowy i ma bezpośredni wpływ na całkowity koszt projektu.

Ręczne pomiary czasu

Pomimo rosnącego wykorzystania systemów elektronicznych, kryteria rządu federalnego dotyczące mierzenia czasu nadal opierają się w dużej mierze na praktykach manualnych. Rząd federalny wymaga od firm, które starają się zawrzeć z nim umowę, przyjęcia akceptowalnych ręcznych praktyk związanych z mierzeniem czasu, takich jak pracownicy, którzy osobiście rejestrują czas pracy w tuszu. Przełożeni i administratorzy nie mogą wypełnić arkuszy czasu w imieniu pracownika, chyba że istnieją ku temu uzasadnione powody, na przykład pracownik będący chory lub podróżujący służbowo. Pracownik odpowiada za dokładne wypełnienie arkusza czasu pracy. Następnie przełożony musi podpisać i zatwierdzić informacje, zanim dokument zostanie przekazany do zapłaty.

Systemy elektroniczne

Firmy, które chcą zakwalifikować się do zamówień publicznych, muszą wykazać się odpowiednią polityką kontroli wewnętrznej, szczególnie w przypadku korzystania z elektronicznych systemów pomiaru czasu. Pracownicy powinni uzyskiwać dostęp do arkuszy czasu przy użyciu bezpiecznych zabezpieczeń hasłem i zachowywać osobistą kontrolę nad kartami czasu, aby nie można było wprowadzić żadnych niezatwierdzonych zmian. Następnie są oni zobowiązani do codziennego wpisywania wszystkich godzin, w których pracowali, bez względu na to, czy zostali opłaceni, czy nie, ale nie mogą składać wpisów ani pobierać wynagrodzenia za pracę przed rozpoczęciem pracy. Podczas procesów audytu DCAA zazwyczaj będzie chciał przejrzeć dzienniki systemowe, aby zweryfikować osoby, które uzyskały dostęp do systemu i przyczyny takiego dostępu. Jeśli wystąpił błąd, kontrola będzie próbować określić, w jaki sposób został obsłużony.

Pisemne zasady

Od kontrahentów rządowych wymaga się posiadania obszernych pisemnych zasad dotyczących czasu, które pokazują praktyki firmy i zgodność z wymogami rządu federalnego. Firma musi posiadać pisemne zasady dotyczące sporządzania harmonogramów i dokumentować, w jaki sposób pracownicy są przeszkoleni w zakresie ich użytkowania. Firmy muszą posiadać pisemne zasady dotyczące kodów opłat czasowych, które są kodami używanymi przez pracowników do wyznaczenia czasu do rozliczenia dla określonej umowy rządowej i są podstawą do obliczenia całkowitego kosztu pracy w projekcie. Firma powinna być w stanie przedstawić dowody okresowego audytu lub kontroli podłogi w celu monitorowania zgodności z federalnymi wymogami dotyczącymi mierzenia czasu.

Nieprzestrzeganie

Firmy, które nie spełniają federalnych polityk i wymogów dotyczących czasu oraz te, które następnie nie spełniają ustalonych standardów, są wykluczone z uczestnictwa w kontraktach rządowych. Fałszowanie kart czasowych jest przestępstwem zgodnie z ustawą o fałszywych roszczeniach. Pracownicy, którzy to robią, są odpowiedzialni za postępowanie karne, podczas gdy firma jest wykluczona z kontraktowania przez rząd. Ponadto, wykonawcy rządowi, którzy angażują się w oszukańcze systemy pobierania opłat za pracę, również otwierają się na odpowiedzialność karną i ściganie. Ponadto, wszystkie oszukańcze strony podlegają postępowaniom cywilnym na podstawie ustawy, gdzie karą są grzywny, kary więzienia i odszkodowania w wysokości do trzech razy wyższe od szkód poniesionych przez rząd federalny w nieuczciwych płatnościach.