Federalna polityka w zakresie mierzenia czasu dla rządowych umów o świadczenie usług

Rząd federalny ma wiele programów i narzędzi wsparcia zaprojektowanych, aby pomóc właścicielom małych firm konkurować o federalne kontrakty serwisowe. Jednak po przyznaniu kontraktu federalnego wymogi zgodności są takie same, niezależnie od wielkości firmy lub świadczonej usługi. Zasady dotyczące mierzenia czasu, które koncentrują się zarówno na metodach ręcznych, jak i elektronicznych, są zgodne z wytycznymi określonymi w Federal Acquisition Regulations and Cost Accounting Standards.

Pisemna polityka pomiaru czasu

Federalni usługodawcy muszą posiadać pisemną politykę dotyczącą czasu, która pokazuje, że praktyki w zakresie mierzenia czasu są zgodne z wymogami federalnymi. Polityka musi jasno określać informacje dotyczące przygotowania arkusza czasu. Na przykład, jeśli pracownik wykonuje usługi w więcej niż jednej lokalizacji poza miejscem pracy, pracownik wprowadza czas w miarę wykonywania rzeczywistej pracy, a nie na początku i na końcu dnia roboczego. Polityka musi również określać kroki dla nowych pracowników - zatrudnić pracownika do szkolenia w formie arkusza czasu. Wreszcie, spisana polityka musi określać kroki, które podejmuje firma, takie jak kontrole podłogowe i okresowe audyty, aby upewnić się, że arkusze czasu są zgodne z federalnymi wymaganiami dotyczącymi czasu.

Procedury dotyczące arkuszy czasu

Pomimo powszechnego stosowania elektronicznych systemów pomiaru czasu, rząd federalny opiera się głównie na wymogach dotyczących czasu w odniesieniu do praktyk manualnych. Dopuszczalne praktyki dotyczące mierzenia czasu dotyczą zarówno pracowników, jak i przełożonych. Na przykład pracownicy muszą osobiście rejestrować czas spędzony w pracy atramentem i rejestrować rzeczywisty czas, a nie szacowany czas. Przełożeni i administratorzy nie mogą wypełniać arkuszy czasu dla pracownika, chyba że istnieje ku temu uzasadniony powód, na przykład opuszczenie przez pracownika wcześniej z powodu choroby lub urazu. Każdy pracownik jest odpowiedzialny za kompletność i dokładność arkusza czasu, a przełożeni są odpowiedzialni za zatwierdzenie każdego arkusza czasu przed przesłaniem go do zapłaty.

Elektroniczne sterowanie wewnętrzne

Wymagania dotyczące firm korzystających z elektronicznych systemów pomiaru czasu koncentrują się głównie na polityce kontroli wewnętrznej. Na przykład obowiązkowa jest polityka bezpiecznego hasła i system, który zapewnia, że ​​tylko zatwierdzone zmiany są wprowadzane na arkuszach czasu. Kontrola wewnętrzna powinna zapewniać pracownikom dokładny czas pracy każdego dnia. Elektroniczne dzienniki systemu arkuszy czasu powinny generować szczegółową ścieżkę audytu. Wynika to z tego, że podczas audytu kontrolerzy rządowi będą musieli zweryfikować, kto ma dostęp do kart pracy pracownika, a także powód.

Niezgodności i oszustwa

Przepisy zawarte w ustawie o fałszywych roszczeniach określają kary za oszustwa i / lub nieprzestrzeganie zasad dotyczących czasu pracy. Oprócz tego, że Twoja firma musi zdyskwalifikować się od wszystkich umów o świadczenie usług na okres do trzech lat, zarówno Twoja firma, jak i pracownicy stają przed potencjalnym postępowaniem karnym. Zgodnie z ustawą o fałszywych roszczeniach, rząd ma prawo wszcząć postępowanie cywilne w celu odzyskania odszkodowania. Możliwe kary to kary grzywny, kary więzienia i odszkodowania w wysokości do trzykrotności fałszywego lub oszukańczego roszczenia.