Wytyczne dotyczące wnioskowania i przeprowadzania zebrania

Postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi zgłaszania się i organizowania spotkania, aby upewnić się, że jest produktywny i spełnia swój cel. Żądanie spotkania powinno odbywać się za pośrednictwem wiadomości e-mail lub zaproszenia z kalendarza. Wybierz program komputerowy do wysłania zaproszenia, korzystając z oprogramowania organizacji lub z ogólnodostępnej aplikacji dostępnej dla odbiorców. Na przykład Microsoft Outlook, Apple iCal i Kalendarz Google mają wszystkie opcje wysyłania zaproszeń na spotkania. Zaproszenie powinno określać cel, godzinę, miejsce i uczestników spotkania.

Być przygotowanym

Zaplanuj spotkanie z wyprzedzeniem, określając główne punkty i cele w porządku obrad. Twórz materiały informacyjne lub prezentację, jeśli to konieczne, aby przekazać informacje na spotkaniu, zgodnie z Chargris Press. Przynieś kopie wszelkich materiałów lub prezentacji, aby zaproszeni mogli zapamiętać wszystkie istotne informacje. Przynieś notatnik i długopis. Uczestnicy spotkania często mają pytania i pomysły. Zgłaszaj wszelkie myśli, które masz podczas spotkania, aby później odpowiedzieć na pytania, odpowiedzi lub pomysły.

Nie przeszkadzać

Jeśli uczestnik komentuje lub ma pytanie, wstrzymaj odpowiedź do momentu, aż dana osoba skończy. Pamiętaj, aby odpowiedzieć grzecznie, ponieważ uczestnik mógł przegapić lub nie w pełni zrozumieć coś z prezentacji, zgodnie z Psychology Today. Odpowiadaj na pytania uczestników, którzy podnoszą rękę, a nie ci, którzy wypowiadają pytania, a jeśli istnieją komentarze, które omijają spotkanie, przywróć rozmowę do celu i głównego tematu. Ponieważ ludzie zazwyczaj mają napięty harmonogram, utrzymuj spotkanie na właściwej drodze i zakończ je na bieżąco i punktualnie. Większość spotkań nie powinna trwać dłużej niż godzinę, zgodnie z GovLeaders.org

Nie odbieraj telefonu

Gdy uczestnicy wejdą do pokoju, poproś ich, aby uciszyli telefony komórkowe i wyłączyli Cię, aby nikt nie rozpraszał się podczas spotkania. Rozproszenie uwagi może sprawić, że spotkania będą trwały dłużej, przyjmowanie e-maili lub połączeń, gdy próbujesz odpowiedzieć na pytania lub sprawisz, że prezentacja jest niegrzeczna, zgodnie z GovLeaders.org. Chociaż telefony komórkowe i poczta elektroniczna są skutecznym sposobem komunikowania się, nie są skuteczne, gdy zwracasz się do grupy osób.

Podsumować

Podsumuj spotkania, podsumowując, co chcesz, aby ludzie usunęli ze spotkania i wymieniając wszelkie kroki, które Ty lub Twoi uczestnicy powinniście podjąć, aby osiągnąć cele. Jeśli to możliwe, każdy uczestnik powinien być odpowiedzialny za coś, co pomoże osiągnąć cel. Opisz, jaka będzie rola każdej osoby, kiedy zadanie jednostki powinno zostać ukończone i kto powinien ją kontrolować, zgodnie z GovLeaders.org.