Jak napisać podręcznik standardowych procedur operacyjnych?

Firma lub organizacja może skuteczniej ułatwiać szkolenie nowych pracowników za pomocą dobrze napisanych standardowych procedur operacyjnych. Poza szkoleniem, podręcznik SOP zapewnia członkom zespołu dostęp do rzadziej używanych procedur, zapewniając, że procedury są wykonywane przy użyciu prawidłowego protokołu, z zachowaniem kontroli jakości. Napisanie standardowego podręcznika procedur operacyjnych wymaga jasnego zrozumienia kroków związanych z konkretnym procesem.

Zdefiniuj procesy podstawowe

Przyjrzyj się wszystkim podstawowym procesom, które posiada Twoja firma. Zacznij definiować, które procesy zostaną nakreślone i zmapowane w SOP maual. Chociaż możesz nie mapować wszystkich ostatnich procesów, ważne jest, aby ustanowić najbardziej podstawowe i ważne. Na przykład restauracja może określać podstawowe procesy dotyczące sposobu wykonania określonego danie podpisu. Równie ważny jest proces czyszczenia restauracji. Utwórz listę swoich podstawowych procesów, dzięki czemu możesz zintegrować każdy z nich w podręczniku SOP po mapowaniu go.

Mapuj każdy proces

Każdy proces jest zdefiniowany przez kroki potrzebne do ukończenia procesu. Brak kroku może oznaczać utracone lub opóźnione zamówienie lub wadliwy produkt końcowy. Mapowanie rysuje przepływ pracy.

Załóżmy na przykład, że tworzysz SOP dla procesu sprzedaży zapytania internetowego. Najpierw należy mapować, w jaki sposób kontaktowano się z potencjalnym klientem po zażądaniu informacji: telefon, e-mail lub tekst. Mapuj, ile razy Twój zespół ds. Sprzedaży przeprowadza działania następcze, jeśli perspektywa nie może zostać osiągnięta na początku, ze specjalnymi skryptami dla każdego kontaktu. Zaplanuj inny scenariusz, w którym zostanie osiągnięty potencjalny klient, a także zestaw dalszych działań w zależności od tego, czy potencjalny klient kupi Twój produkt lub usługę, czy też zdecyduje się wstrzymać. Po zmapowaniu zapisz proces w prostych krokach.

Utwórz listy kontrolne i formularze

W przypadku każdego procesu członkom zespołu łatwiej jest podążać za formularzem lub listą kontrolną. Opracuj kompleksowy szablon oparty na zmapowanym procesie. Jeśli chcesz zebrać określone informacje przy przyjęciu klienta, upewnij się, że szablon zawiera wszystkie wymagane informacje zwięźle. Nie zakładaj, że członkowie zespołu pamiętają wszystko w SOP, szczególnie gdy klient siedzi przed nimi. Zintegruj listy kontrolne i formularze jako dodatek do mapy procesu i kroków.

Zintegruj się z podręcznikiem SOP

Po mapowaniu każdego procesu i utworzeniu wszystkich szablonów dokumentów pomocniczych, należy zintegrować je z pełną instrukcją SOP. Uporządkuj podręcznik na podstawie działów. Na przykład możesz mieć sekcje "Sprzedaż", "Operacje" i Dystrybucja w podręczniku SOP Każda sekcja zostanie następnie podzielona na podstawowe procesy tego działu, zazwyczaj w kolejności, w której każdy podstawowy proces odbywa się w ogólnym systemie. Dostarczanie towarów W sekcji "Dystrybucja" możesz mieć kilka podstawowych procesów, w tym "Otrzymanie zamówienia", "Opakowanie do dostawy", "Wysyłka" i "Kontynuacja".

Uporządkuj podręcznik SOP za pomocą spisu treści i wyraźnie zaznacz każdą procedurę pogrubionym nagłówkiem tytułu. Możesz nawet dołączyć zakładki dla członków zespołu, aby łatwo przejrzeć instrukcję, aby pomóc im znaleźć odpowiednie SPO w swoich działach.