Jak korzystać z komputerów w celu zwiększenia efektywności zarządzania

Używanie sprzętu komputerowego, takiego jak laptopy, skanery i drukarki, wybuchło w ostatnich dziesięcioleciach. Oprogramowanie zaprojektowane w celu zwiększenia wydajności zarządzania obfituje. Dzięki wydajnemu wykorzystaniu aplikacji biurowych do edytowania tekstu, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, specjaliści od zarządzania biznesem mogą zwiększyć produktywność dla wszystkich w firmie. Małe firmy mogą kupować aplikacje biurowe od dostawców, takich jak Microsoft lub Apple, lub używają wolnego oprogramowania od takich organizacji jak OpenOffice.org.

Oprogramowanie e-mail

Najlepsze wykorzystanie aplikacji e-mail zazwyczaj zależy od ustawienia reguł zarządzania wiadomościami przychodzącymi, ustawiania standardów dla podpisów, odpowiedzi nieobecności i innych szablonów. Aby wyeliminować czynniki rozpraszające i poprawić wydajność, skuteczne zarządzanie małym przedsiębiorstwem powinno odłożyć na bok konkretne pory dnia na sprawdzenie poczty e-mail. Powinni rozważyć wyłączenie rozpraszającego gongu, który ogłasza nowy e-mail. Filtry spamu pomagają usunąć niepotrzebne wiadomości. Gdy pracownicy używają opisowych tematów, menedżerowie mogą szybko skanować przychodzące wiadomości e-mail i zidentyfikować krytyczny komunikat, który wymaga natychmiastowego działania. Skuteczni menedżerowie uczą się radzić sobie z wiadomością raz, czytając ją, a następnie usuwając, odpowiadając lub składając w celu późniejszego działania w podfolderze.

Oprogramowanie workflow i współpracujące

Oprogramowanie do współpracy, takie jak SharePoint, umożliwia menedżerom korzystanie z formalnych przepływów pracy w celu kierowania dokumentów od jednego pracownika do drugiego. Dzięki przejrzystym dyrektywom pracownicy podejmują szybkie działania i zapewniają płynną i wydajną pracę w całej organizacji. Skanując dokumenty papierowe i udostępniając je w Internecie, menedżerowie małych firm redukują czas potrzebny na komunikację i udostępnianie krytycznych informacji.

Aplikacje kalendarza

Utrzymywanie kalendarza online pomaga wszystkim działać bardziej wydajnie, ponieważ wszyscy pracownicy widzą i współdziałają ze skonsolidowanym widokiem pracy. Regularne spotkania można zaplanować z wyprzedzeniem, aby ludzie mogli bardziej efektywnie planować swoje harmonogramy. Dzięki umieszczeniu urlopu pracowniczego i czasu osobistego poza biurem menedżerowie mogą szybko sprawdzić, kiedy wymagane jest dodatkowe ubezpieczenie.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Microsoft Project, Basecamp lub Zoho, pozwalają zaangażowanemu kierownikowi małego biznesu na realizację zadań projektowych, przydzielanie zasobów i monitorowanie postępów. Ponieważ informacje mogą być łatwo udostępniane członkom zespołu projektowego, skuteczni menedżerowie projektów oszczędzają czas i zmniejszają marnowanie papieru. Zamiast dystrybuować dokumenty papierowe w celu aktualizacji statusu, planów lub elementów akcji, współpracują z członkami zespołu w trybie online i drukuje tylko w razie potrzeby, na przykład do podpisania zatwierdzenia.

Smartfony i laptopy

Korzystając z technologii smartphone, pracownicy pozostają w kontakcie, gdy są poza biurem. Aplikacje biurowe synchronizują się z aplikacjami telefonu, aby zmaksymalizować produktywność. Skuteczny personel utrzymuje swoje listy kontaktów, osobiste notatki i terminy na swoich telefonach. Przeglądają dokumenty na swoich telefonach i laptopach, minimalizując potrzebę użycia papierowych kopii.

Internet

Korzystanie z zasobów internetowych zmniejsza potrzebę uciążliwych podręczników i innych drukowanych materiałów referencyjnych. Pracownicy mobilni korzystają z zewnętrznych dysków twardych i złączy USB, aby przesyłać dokumenty z jednego komputera na drugi i tworzyć kopie zapasowe na wypadek awarii lub katastrofy. Technologia mediów społecznościowych, takich jak wiki, blogi i fora, umożliwia menedżerom bardziej efektywną interakcję z podwładnymi, rówieśnikami, przełożonymi i klientami.