Jak napisać instrukcję obsługi pracownika

Instrukcja obsługi pracownika jest szczególnie przydatna przy szkoleniu nowych pracowników, przeglądaniu procesów doskonalenia, przeglądaniu opisów stanowisk lub zastępowaniu pracowników z powodu choroby lub obrotu. W przypadku wielu organizacji pisanie instrukcji obsługi pracownika zajęłoby kilka dni, jeśli nie tygodni, z uwagi na liczbę osób zaangażowanych w proces i liczbę operacji, które należy uwzględnić w instrukcji. Instrukcja obsługi różni się od podręcznika pracownika. Podręcznik pracownika skupia się na zasadach i wskazówkach dotyczących miejsca pracy, natomiast w podręczniku operacji dla pracowników znajdują się procesy pracy dla grup zawodowych lub działów.

1.

Określ cel instrukcji obsługi pracownika firmy. Niektóre firmy przygotowują jeden podręcznik dla całej organizacji, podczas gdy inne opracowują instrukcje operacyjne dla każdego działu. Jeśli Twoja firma ma kilka oddziałów i dużą bazę pracowników, lepszym wyborem jest podręcznik dla danego działu. Z drugiej strony, jeśli posiadasz małą firmę, w której pracownicy często pracują w sposób przekrojowy, przyjmując obowiązki pracowników w różnych obszarach firmy, prawdopodobnie bardziej przydatna jest ogólnofirmowa instrukcja operacyjna.

2.

Uzyskaj listę tytułów i stanowisk pracy. Zidentyfikuj pracowników w każdym zadaniu, którzy mogą wnieść wkład na etapie projektowania. Zmontuj opisy zadań dla każdej pozycji i posortuj je według funkcji pracy, a następnie według działu. Na przykład uporządkuj wszystkie opisy zadań obsługi administracyjnej, a następnie posortuj je według działu, np. Asystentów administracyjnych działów sprzedaży, zakupów i wydziału wykonawczego.

3.

Przejrzyj każdy opis zadania, wybierając podstawowe funkcje zadania. Wyróżnij podstawowe zadania i opisz procesy używane do wykonania każdego zadania, w tym wszystkie zasoby niezbędne do każdego zadania zadania. Przykładem procesu asystenta administracyjnego dla działu wykonawczego byłyby stanowiska, które obsługuje zasiedziały, takie jak dyrektor generalny, dyrektor operacyjny i dyrektor finansowy. Niezbędne zasoby obejmują dostęp do poufnych materiałów do plików, danych finansowych i materiałów dotyczących relacji inwestorskich. Szczegóły dotyczące procesów na poziomie wykonawczym mogą być wymagane tylko w kopiach podręczników dla pracowników w tym dziale ze względu na poufny charakter operacji na szczeblu wykonawczym.

4.

Zaplanuj indywidualne spotkania z pracownikiem na każdej pozycji, dla której tworzysz stronę podręcznika operacji. Unikaj po prostu powtarzania listy zadań zawartych w opisach stanowisk pracowników, a zamiast tego skoncentruj się na tym, jak wykonywać zadania. Na przykład, jeśli piszesz instrukcję operacyjną pracownika dla działu zasobów ludzkich, uzyskaj informacje od pracowników, którzy wykonują zadania związane z rekrutacją i selekcją, relacjami z pracownikami oraz odszkodowaniami i świadczeniami. Szczegóły dotyczące przetwarzania nowych pracowników, pracowników zaangażowanych w przetwarzanie nowych pracowników oraz materiały i dokumentację wymaganą dla nowych pracowników, takie jak formularze badań w tle, informacje o testach leków, mundury, identyfikatory, klucze i dane logowania do sprzętu komputerowego.

5.

Poświęć część instrukcji obsługi pracownika na funkcje działu i różne rodzaje funkcji międzywydziałowych. Wyjaśnij procesy departamentalne, takie jak zasoby ludzkie, sprzedaż, spedycja, księgowość i inne działy firmy, a także funkcje międzywydziałowe, takie jak proces wypowiedzenia pracownika. Menedżer ds. Zatrudnienia w tym dziale powinien skontaktować się z działem zasobów ludzkich, aby upewnić się, że dokumentacja personelu jest dostępna do wglądu. Menedżer ds. Zatrudnienia i pracownik działu kadr muszą omówić przyczynę zawieszenia lub rozwiązania umowy i ustalić termin spotkania z pracownikiem po ostatecznej decyzji o zawieszeniu lub rozwiązaniu.

6.

Skorzystaj ze swojej dyskrecji i niezależnego osądu podczas pisania i rozpowszechniania instrukcji obsługi pracownika. O ile menedżerowie i przełożeni powinni ogólnie znać procesy dla przypisanych im działów, można chcieć opracować kolejną wersję instrukcji operacyjnej dla pracowników pierwszej linii, których funkcje pracy nie wymagają, aby mieli dostęp do tego samego rodzaju informacji dla przełożonych i kierowników .