Jak napisać oświadczenie o zdarzeniach w przypadku incydentu HR

Kwestie związane z miejscem pracy lub incydentami związanymi z zasobami ludzkimi są na ogół obsługiwane przez pracownika działu HR lub specjalistę ds. Relacji z pracownikami, który jest przeszkolony w zakresie rozpatrywania skarg pracowników. Szczegółowe informacje na temat skarg pracowników muszą być udokumentowane w ramach procesu dochodzeniowego. Zarządzanie dochodzeniami związanymi z incydentem z zasobami ludzkimi rozpoczyna się na długo przed złożeniem skargi przez pracownika. Zaczyna się od zaangażowania pracodawcy w praktyki uczciwego zatrudnienia, takie jak przepisy federalne i stanowe, które zabraniają dyskryminacji i nękania w miejscu pracy oraz politykę dotyczącą miejsca pracy w zakresie prowadzenia dochodzeń i rozwiązywania reklamacji.

Prawa federalne

Amerykańska Komisja ds. Równych Szans dla Zatrudnienia wymusza tytuł VII ustawy o prawach obywatelskich z 1964 r. I innych ustaw federalnych, które chronią pracowników przed nieuczciwymi praktykami w zakresie zatrudnienia. Federalne i stanowe przepisy antydyskryminacyjne są podstawą wielu reklamacji w miejscu pracy. Pracownik nie może wyraźnie powoływać się na prawo zabraniające leczenia, na które się skarży; to HR musi udokumentować podstawę skargi. Dlatego plik HR zazwyczaj zawiera krótki opis podstawy i obowiązującego prawa. Na przykład, jeśli pracownica skarży się, że jej przełożony popełnił niepożądane zachowanie, w tym dotknięcie i sprośne uwagi, plik HR może wskazywać "Zarzuty: Molestowanie seksualne przez przełożonego - Badanie tytułu VII".

Odpowiedzialność pracodawcy

EEOC zdecydowanie zaleca pracodawcom, aby odpowiedzieli na potencjalną odpowiedzialność w szybkim przemieszczaniu się w celu zbadania i rozwiązania problemów związanych z miejscem pracy. Agencja twierdzi, że pracodawcy, którzy ustalają proces zgłaszania przez pracowników kwestii związanych z miejscem pracy, stosują właściwe metody, które pozwalają im rozpatrywać skargi pracowników i rozwiązywać je, zanim przejdą do formalnych zarzutów dyskryminacji złożonych w ramach ochrony federalnej lub stanowej. Im szybciej HR przeprowadzi dochodzenie, tym silniejsza będzie jego obrona w zmniejszaniu odpowiedzialności za domniemane nieuczciwe praktyki zatrudnienia.

Spotkanie zasobów ludzkich

Pierwsze zeznanie świadka, które otrzymuje HR, pochodzi od pracownika. Na prywatnym spotkaniu specjalista ds. Zasobów ludzkich wzywa pracownika do ujawnienia szczegółów dotyczących jego skargi. HR słucha uważnie i rejestruje oświadczenie pracownika - używając odręcznych lub wpisanych notatek - gdy dostarcza informacji o incydentach. Powinna być zachęcana do podawania faktów i zniechęcania do ukrywania informacji, ponieważ zakłada, że ​​pewne szczegóły mogą być nieistotne. HR decyduje o tym, co jest istotne.

Ciąg wydarzeń

Zgodnie z jej najlepszą pamięcią, pracownik powinien podać informacje, takie jak daty, miejsca, okoliczności i nazwiska pracowników obecnych w momencie wystąpienia incydentu. Ponadto pracownik powinien opisać swoją reakcję lub sposób, w jaki zareagowała na zdarzenie. Na przykład: "18 grudnia 2012 r. - Dział sprzedaży - Około godziny 18:00 kierownik pani Smith, pan Doe stanął tuż za nią i położył rękę na jej prawym ramieniu, gdy zapytał, czy pani Smith spóźnia się, by złapać do pracy z poprzedniego dnia Pani Smith odmówiła, nie było tam żadnych innych pracowników.

Oświadczenie Świadków

Skarga pracownika jest traktowana jak każde inne zeznanie świadka podczas dochodzenia. HR podsumowuje skargę pracownika i przygotowuje pisemne oświadczenie do podpisu pracownika, po czym HR ostrzega pracownika, aby powstrzymał się od przedyskutowania skargi ze współpracownikami, przełożonymi lub innymi osobami. HR wyjaśnia, że ​​zachowa poufność w możliwym zakresie, ale rozmowa z innymi świadkami będzie wymagała ujawnienia podstawowych informacji na temat skargi pracownika.

Organizacja i poufność

Łańcuch wydarzeń powinien być zorganizowany w porządku chronologicznym. HR powinien unikać używania języka w każdym z zeznań świadków, które sugerują przedwczesną ocenę wiarygodności świadków. W rzeczywistości HR nie powinien dokonywać krytycznych ocen, analiz ani ocen wiarygodności w żadnym miejscu pliku dochodzeniowego. Zachowaj wszystkie oceny i analizy oddzielnie od pliku dochodzeniowego w innym poufnym pliku. Takie notatki mogą stać się możliwe do wykrycia, jeśli zostaną włączone do akt dochodzeniowych, co oznacza, że ​​jeśli sprawa stanie się ostatecznie sprawą sądową, prokurator może poprosić dział HR o przedstawienie dokumentów związanych z incydentem, które obejmą wszystkie materiały dochodzeniowe.