Rodzaje komunikacji biznesowej

Jako lider biznesu wiesz, że komunikacja jest kluczowym elementem sukcesu Twojej firmy. Metody używane do komunikacji obejmują osobiste interakcje, rozmowy telefoniczne, wiadomości tekstowe i inne bardziej tradycyjne formy pisemnej korespondencji. Istnieją różne rodzaje komunikacji biznesowej, które należy rozważyć, aby dostosować swój ton lub treść.

Wskazówka

Cztery podstawowe rodzaje komunikacji biznesowej są wewnętrzne (w górę), wewnętrzne (w dół), wewnętrzne (boczne) i zewnętrzne.

Komunikacja wewnętrzna, w górę

Ten rodzaj komunikacji biznesowej to wszystko, co pochodzi od podmiotu podrzędnego dla menedżera lub jednostki organizacyjnej w hierarchii organizacyjnej. Przywódcy potrzebują informacji płynących w górę, aby mieć prawdziwy puls na operacjach firmy. Większość komunikacji, która przepływa w górę, opiera się na systematycznych formularzach, raportach, ankietach, szablonach i innych zasobach, aby pomóc pracownikom w dostarczaniu niezbędnych i kompletnych informacji.

Na przykład raport sprzedaży może zawierać całkowitą liczbę miejsc, wraz z rzeczywistą sprzedażą. Może również poprosić o informacje zwrotne, takie jak podsumowanie problemów lub sukcesów, które kierownictwo chciałoby śledzić.

Komunikacja wewnętrzna, w dół

Jest to każdy rodzaj komunikacji, która pochodzi od przełożonego z jednego lub więcej podwładnych . Komunikacja może mieć postać listu, notatki lub ustnej dyrektywy. Przywódcy powinni utrzymywać komunikację profesjonalnie i jasno z podwładnymi. Np. Notatka dotycząca nowej procedury operacyjnej może zawierać wymogi bezpieczeństwa i nowe przepisy. Nie powinno być miejsca na interpretację wymogów bezpieczeństwa; język powinien zwięźle wyjaśniać, co dokładnie musi się wydarzyć.

Komunikacja wewnętrzna, boczna

Komunikacja lateralna to rozmowa, przesyłanie wiadomości i korespondencja e-mail wśród współpracowników w biurze . Może to być komunikacja między departamentami lub po prostu wewnętrzne działania departamentów. Przykład scenariusza obejmującego komunikację między departamentami to miejsce, w którym menedżer ds. Realizacji ma pytanie dotyczące specjalnego zamówienia i żąda wyjaśnienia od przedstawiciela handlowego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub systemu wiadomości biurowych. Osoby z tego samego działu mogą komunikować się w celu dostarczania aktualizacji dotyczących raportów o stanie i harmonogramów współrzędnych. Współpracownicy powinni zawsze być zachęcani do komunikowania się z szacunkiem i profesjonalizmem w pracy.

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna to każda komunikacja, która opuszcza biuro i zajmuje się klientami, potencjalnymi klientami, dostawcami lub partnerami. Może również obejmować agencje regulacyjne lub biura miejskie. Prezentacje sprzedaży lub listy marketingowe muszą być ekscytujące, aby wzbudzić zainteresowanie klienta, ale muszą również opierać się na faktach. Odpowiadając podmiotom zewnętrznym na potrzeby partnerstwa lub innych potrzeb związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, należy podać cel i być zwięzłym w komunikacji, ustnie lub pisemnie. Szanuj czas ludzi, docierając do sedna i podając swoją prośbę.