Co piszesz w profesjonalnym e-mailu, jeśli załączasz plik?

Możliwość szybkiego wysyłania informacji jest ceniona w świecie zawodowym. Jako format wiadomości e-mail najlepiej sprawdza się w przypadku krótkich wiadomości. Może również dostarczać załącznik lub osobny plik zawierający informacje i formatowanie, które trudno umieścić w zwykłej wiadomości e-mail. Profesjonalny e-mail powinien potwierdzić wszystkie załączniki dołączone do wiadomości e-mail, aby wskazać ich wagę i zapewnić odbiorców, że pliki są bezpieczne.

Wiersz tematu

Pusty lub niejasny temat w profesjonalnym e-mailu może sprawić, że odbiorca przeoczy wiadomość, nie zdając sobie sprawy, że zawiera ona ważny załącznik. Skuteczna linia tematyczna dla profesjonalnego e-maila identyfikuje treść e-maila w około 10 słowach lub mniej. Na przykład, jeśli wysyłasz do pracowników przewodnik po nowych procedurach roboczych, wiersz tematu może brzmieć "Ważne: Nowy załączony przewodnik pracy". Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój kontakt może nie znać Twojego adresu e-mail, co powoduje, że kwestionuje tożsamość nadawcy.

streszczenie

Treść profesjonalnej wiadomości e-mail zawierającej załącznik powinna również zawierać streszczenie opisujące zawartość załącznika. To podsumowanie powinno również opisywać, dlaczego wysyłasz załącznik; jeśli wspominasz, że załącznik ma na celu umieszczenie wszystkich podległych pracowników na tej samej stronie w odniesieniu do nowych procedur pracy, powinno to zwiększyć szanse, że otworzą załącznik i odczytają plik. Jeśli załącznik jest tylko krótką notatką, po prostu streszczenie pliku w treści wiadomości e-mail może być łatwiejsze niż przy użyciu załącznika.

Format załącznika

Upewnij się, że wysyłasz załączniki w formatach, które mogą być odbierane i otwierane przez wszystkich odbiorców. Na przykład, jeśli załączony plik jest plikiem DOCX, można go otworzyć tylko przez program Microsoft Word 2007. Jest to szczególnie ważne w przypadku profesjonalnego e-maila, który można otworzyć na komputerze domowym, który nie ma wymaganego oprogramowania. W wiadomości e-mail podaj nazwę programu, który musi zostać użyty do otwarcia załącznika do pliku.

Inne profesjonalne porady e-mail

Ważność jest bardzo ważna przy pisaniu e-maili, zwłaszcza gdy tworzysz profesjonalną wiadomość e-mail. Staraj się, aby główna treść e-maila znajdowała się poniżej czterech lub pięciu akapitów, łącznie z podsumowaniem załączonego pliku. Chociaż uwaga na pisownię i gramatykę jest zawsze ważna, ma to kluczowe znaczenie w profesjonalnym e-mailu. Upewnij się, że używasz właściwego zwrotu, np. "Szanowny Panie" lub "Do czego się obawia". Trzymaj się z dala od stylizowanych czcionek lub dużych czcionek, które mogą sprawić, że twoja poczta będzie wyglądać bardziej swobodnie niż profesjonalnie.