Co się dzieje, jeśli nie mam formularza W-9 dla kogoś, kogo zapłaciłem?

Usługi outsourcingowe dla niezależnych kontrahentów są powszechną praktyką w biznesie. Oszczędza on koszty ogólne, umożliwia ekspertom szybkie wykonanie określonego zadania i często jest niezbędny w przypadku projektów krótkoterminowych. Gdy firma płaci niezależnemu wykonawcy co najmniej 600 USD w ciągu roku, firma musi uzyskać formularz W-9, który zawiera nazwę sprzedawcy, adres, numer identyfikacji podatkowej i wszelkie wymagane potrącenia podatku federalnego. Jeśli właściciel firmy nie ma tych informacji, musi udokumentować wysiłki, aby je uzyskać przed wysłaniem niekompletnego formularza podatkowego 1099-Misc.

Poproś o informacje

Jeśli nie masz formularza W-9 dla kogoś, kogo zapłaciłeś, musisz o to poprosić. Większość dostawców chętnie to zapewnia. Wiele relacji z dostawcami zaczyna się znacznie poniżej progu 600 USD, więc wielu właścicieli firm wycofuje się z rynku po zakończeniu przygotowań podatkowych i płatności księgowych na koniec roku więcej niż początkowo przewidywano. Możliwe jest również, że sprzedawca W-9, ale popełnił błąd na W-9, transponując numer generujący błąd, który IRS zauważa.

Niepoprawne informacje na temat W-9 generują formularz IRS CP-2100 lub CP-2100A, Notice of Incorrect Filing. Dokumentuj wszystkie wnioski o aktualny W-9. Zapytaj sprzedawców co najmniej trzy razy. Niektórzy dostawcy mają numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) lub używają osobistego numeru ubezpieczenia społecznego do celów dochodowych. Każda liczba jest dopuszczalna.

Ukończ 1099-Różne

Kiedy sprzedawca nie dostarczył odpowiedniej dokumentacji W-9, właściciel firmy nadal może przetwarzać formularz Formularza 1099-Misc na koniec roku, raportując cały dochód dostawcy. Pozwala to firmie odpowiednio odliczyć wydatki. Ponieważ formaty formularzy cyfrowych nie akceptują niekompletnej dokumentacji, należy jednak ręcznie przygotować dokument "Formularz 1099-Różne". Zauważ, że sprzedawca odmówił podania numeru EIN, wpisując "odmówiono" w polu TIN odbiorcy na formularzu 1099-Misc. Formularze są dostępne do druku za darmo online na stronie IRS lub w sklepach z lokalnymi artykułami biurowymi.

Wyślij sprzedawcy jego kopię 1099-Misc, wyślij IRS i stan jego kopię. Od dostawcy zależy uzgodnienie informacji z IRS i zapłacenie odpowiednich podatków.

Future Business With Vendor

Gdy właściciel firmy nie może uzyskać ani zweryfikować numeru EIN dostawcy, nie jest on uprawniony do prowadzenia działalności gospodarczej z tym sprzedawcą przez żadne prawo podatkowe. Jednakże jest on zobowiązany do natychmiastowego wstrzymania podatków federalnych w celu zapewnienia, że ​​wszystkie odpowiednie podatki są opłacane za pracę. Pomaga to IRS w znalezieniu niezależnych kontrahentów, którzy nie zgłaszają wszystkich wpływów z deklaracji podatkowych lub próbują uniknąć już narzuconych wymagań dotyczących potrąceń z backupu. Właściciele firm mogą nadal przetwarzać 1099-Misc, ale powinni przekazać wszelkie przyszłe płatności z 24% pobranymi już od dostawców i przesłać wstrzymaną kwotę bezpośrednio do IRS.