Różne rodzaje listów biznesowych i ich części szkieletowych

Litery są ważnym narzędziem komunikacji w małych firmach. Umożliwiają one udostępnianie informacji odbiorcom lub zmuszanie ich do działania, a także tworzenie ścieżek papieru, które mogą służyć jako oficjalne zapisy. Listy biznesowe mają wiele form, ale wszystkie powinny zaczynać się od określenia celu, jakim chcesz napisać w imieniu swojej organizacji. Zorganizuj swój list w odpowiedni dla niego sposób, dbając o odpowiednią gramatykę i pisownię wraz z profesjonalnymi prezentacjami wizualnymi i tonem. W miarę możliwości zdobądź drugi zestaw oczu, aby upewnić się, że produkt końcowy odzwierciedla zamierzony cel.

Elementy listu motywacyjnego

List przewodni towarzyszy dowolnej liczbie dokumentów biznesowych, w tym propozycjom i raportom. Jego nagłówek adresuje adresata - często pod opiekę jej asystenta administracyjnego. Jego ciało szybko orientuje czytelnika i szczegółowo określa liczbę i naturę dołączanych przedmiotów. Na przykład: "W imieniu Medley Markets, proszę pozwolić mi jeszcze raz podziękować za spotkanie z naszym zespołem zarządzającym w dniu 1 kwietnia. W celu kontynuacji, załączony jest projekt umowy serwisowej do przeglądu." Pokrywa zamyka się danymi kontaktowymi do wspierać przyszłe działania. Pismo takie może być kontynuowane: "Proszę kierować wszelkie proponowane powtórzenia lub egzekucje do Kelly James, dyrektora biznesowego, przed ostatnim dniem roboczym miesiąca. Z niecierpliwością czekamy na sformalizowanie naszej relacji z Tobą. "Dalej dodaj" Enclosure "lub" Enclosures "- w zależności od liczby dołączonych elementów - poniżej linii podpisu listu.

Składniki listu sprzedaży

List sprzedaży przedstawia produkty i usługi Twojej małej firmy. Zaadresuj swój list do osoby, która jest w stanie wpłynąć lub znacząco wpłynąć na decyzje zakupowe. Udostępniaj przekonujący nagłówek i udostępniaj informacje o tym, co sprzedajesz w organizmie. Na przykład: "W 2013 r. Firma Interiors Elite została wybrana przez konsumentów jako firma odzieżowa nr 1 w naszym mieście. Naprawdę jesteśmy "odcięci" od reszty! W załączeniu znajdują się próbki tkanin i indeks cenowy dla naszej nowej linii wiosennych wnętrz. "List sprzedaży kończy się kolejnymi krokami, które wspierają natychmiastowe zachowanie kupujących:" Proszę skontaktować się z obsługą klienta w ciągu najbliższych dwóch tygodni, odnosząc się do kodu 525, aby otrzymać specjalne oszczędność na naszych niestandardowych opcjach projektowych. "

Części listu potwierdzającego

Potwierdzenie odbioru potwierdza otrzymanie informacji lub materiałów lub w inny sposób uznaje działanie. Ponadto często wyraża dzięki. Twój list może być krótki, ale jego czas jest bardzo ważny. Upewnij się, że dokładne informacje kontaktowe znajdują się w nagłówku, dzięki czemu twoje potwierdzenie jest szybko i skutecznie kierowane. Dołącz język w treści listu wyraźnie stwierdzając, co firma potwierdza. Możesz napisać: "Next Step Gym potwierdza otrzymanie Twojej płatności w kwocie 125, 00 $ 15 marca. Dziękujemy za wybór naszego obiektu." Podsumuj kolejne kroki w podsumowaniu listu: "Przywrócimy twoje członkostwo z dniem ten list i cieszymy się na spotkanie z tobą wkrótce. "

Sekcje listu korekty

Odpowiadaj na reklamacje klienta za pomocą pisma dostosowującego. Nagłówek dotyczy osoby, która wystawiła roszczenie. Ciało ciepło docenia sprawę, którą zwrócił uwagę firmy, a następnie stwierdza, jak ją rozwiązać. Przykład: "Grupa łatwych numerów dziękuje za ostatnie zapytanie dotyczące rachunku z 15 lutego. Zbadaliśmy tę sprawę i ustaliliśmy, że saldo z poprzedniego rachunku zostało nieprawidłowo zastosowane. Dlatego natychmiast zasilimy Twoje konto kwotą 49, 52 USD. "Ekspresowe uznanie w zamknięciu listu korekty. Na przykład: "Naprawdę cenimy twoją lojalność. Dziękujemy za wybranie naszej firmy przez ostatnie 11 lat. "