Jak naprawić błędy faktury

Występują błędy faktur, a większość klientów rozumie proces korygowania tych błędów, o ile nie jest to zbyt skomplikowane i nie występuje zbyt często. Niezależnie od tego, czy rozliczasz klientów drogą elektroniczną czy papierową, powinieneś szybko korygować błędy faktury i jasno informować o zmianach oraz, o ile ma to zastosowanie, o powodach ich powstania. Podobnie, prosząc sprzedawcę o naprawienie pomyłki na fakturze wystawionej na Twoją firmę, bądź jasny i profesjonalny, kierując swoje uwagi w stronę konkretnego błędu.

Błędy elektroniczne

Po złapaniu pomyłki w fakturze elektronicznej przed wysłaniem faktury do klienta, możesz po prostu usunąć problem we własnym systemie, a następnie wydrukować i wystawić kolejną fakturę, bez wiedzy klienta. Większość systemów rozliczeniowych koryguje salda i kwoty należne na podstawie korekty, nawet nie pokazując na fakturze końcowej, że zmiana została dokonana. Jeśli wystawiłeś już fakturę, ale klient nie zapłacił, wyślij przyjazny e-mail lub uprzejmie zadzwoń, wyjaśniając błąd, a następnie wystaw nową fakturę. Jeśli klient już zapłacił, dokonaj korekty na przyszłej fakturze lub wystaw inną fakturę lub kredyt, korygując błąd.

Odręczne błędy w fakturze

Możesz naprawić błąd na ręcznej fakturze, po prostu przekreślając niewłaściwy numer i wpisując go w odpowiedniej wysokości. Jednak faktura będzie wyglądać bardziej profesjonalnie - nawet jeśli jest odręcznie - jeśli zaczniesz od nowa, na nowej fakturze. Zachowaj kopię anulowanego rachunku, jeśli twoje faktury są ponumerowane, aby udokumentować lukę w sekwencji. Aby poprawić błąd na fakturze odręcznej, którą już przekazałeś klientowi, napisz poprawioną wersję, wyślij ją z notatką wyjaśniającą poprawkę i zachowaj kopie zarówno błędnych, jak i skorygowanych faktur.

Powtarzające się błędy na fakturze

Firma, która popełnia powtarzające się błędy w fakturze, takie jak wadliwe dodawanie lub nieprawidłowe ceny, najprawdopodobniej ma problemy systemowe związane z błędami. Zidentyfikuj źródło powtarzających się błędów, takich jak brak regularnego aktualizowania informacji o cenie i rozwiązuj go na poziomie systemowym. Na przykład, jeśli na twoich fakturach wielokrotnie wymieniasz cenę za pojedynczą pozycję, gdy powinna ona wystawić cenę, pomiń się z listą produktów, aby wyjaśnić rozróżnienie między dwiema opcjami.

Błędy dotyczące faktury od dostawców

Po znalezieniu pomyłki na fakturze wystawionej przez sprzedającego, popraw kwotę na rachunku lub odcinku płatności i podaj dokumentację korekty podczas dokonywania płatności. Często błędy są oczywiste i nie wymagają żadnego wyjaśnienia, na przykład ceny lub ilości sprzecznych z listem przewozowym. Gdy błąd wiąże się z dużą kwotą lub wymaga dodatkowego wyjaśnienia, zadzwoń lub napisz księgowego firmy, aby rozwiązać problem.