Efektywna i wydajna komunikacja

Właściciele firm i pracownicy o doskonałych umiejętnościach komunikacyjnych mogą skutecznie przyczynić się do kultury miejsca pracy i mieć większy wpływ na klientów. Umiejętności komunikacyjne są ważne podczas współpracy nad projektami, świadczenia usług klientom, dzielenia się pomysłami podczas sesji szkoleniowych i uczestniczenia w innych różnorodnych sytuacjach biznesowych. Ludzie, którzy mogą wysyłać i odbierać wiadomości, wyraźnie reprezentują markę firmy i są skuteczniejsi w swoich zadaniach.

Aktywne słuchanie

Przedsiębiorcy i pracownicy powinni ćwiczyć aktywne słuchanie w kontaktach z klientami i współpracownikami. Na przykład osoba nadzorująca, która zarządza 10 pracownikami, ma ograniczoną ilość czasu na udzielenie wskazówek każdemu pracownikowi. Jeśli pracownicy nie będą słuchać swojego przełożonego za pomocą aktywnego słuchania, na końcu będą mieli więcej pytań i tracą czas na przełożonego, powtarzając to, co już zostało wyjaśnione. Pracownicy muszą jasno określać, co mówią publicznie, na przykład przy rozpatrywaniu skarg klientów. Muszą oni słuchać problemu każdego klienta i jasno określić, co mogą zrobić, jeśli w ogóle, aby rozwiązać problem. W obu scenariuszach aktywne słuchanie wymaga obecności wskazówek, które dana osoba daje, zarówno w wypowiadanych słowach, jak iw wyrażeniach niewerbalnych, przed wysłaniem wiadomości zwrotnej. Po otrzymaniu wiadomości często trzeba powtórzyć to, co zostało wysłuchane, aby wyjaśnić wiadomość.

Komunikacja zespołowa

Właściciele firm chcą zbudować zespół pracowników, którzy rozumieją, jak skutecznie komunikować się w grupach. Na przykład pracodawcy chcą, aby ludzie wyraźnie wyrażali swoje pomysły na spotkaniach grupowych, używając słów, niewerbalnych wyrażeń i gestów. Muszą także wyrazić swoje emocje i wyjaśnić, co postrzegają jako myśli i uczucia innych w zespole. Ważna jest też znajomość klimatu twojego zespołu. Szukaj napięć, które pojawiają się wśród konkretnych kolegów i zajmuj się nimi profesjonalnie, zanim dojdą do większych konfliktów. Czasami pracownicy mogą również przejąć inicjatywę w rozwiązywaniu problemów, przed którymi stoi grupa, i pomóc grupie w skutecznym wypracowaniu rozwiązania.

Komunikacja wewnętrzna

Najlepiej sprawdzić, jak efektywnie komunikują się pracownicy, aby zmaksymalizować przepływ pracy i wydajność indywidualną. Obejmuje to bycie dobrym modelem skutecznej komunikacji. Na przykład pracownicy mogą spędzać dużo czasu na pisaniu wiadomości, które będą rozpowszechniane w całej organizacji. Michael Schrage z Harvard Business Review Blog Network sugeruje, że za pierwszym razem prawidłowo tworzysz wiadomość e-mail z założeniem, że zostanie ona przesłana do innych osób w miejscu pracy. W ten sposób nie będziesz tracić czasu na powracanie do oryginalnego e-maila i edytowanie go, gdy będziesz gotowy go udostępnić. Udostępnij tę wskazówkę pracownikom. Muszą edytować swoje e-maile, aby uniknąć mylenia innych pracowników, co po prostu obniża produktywność.

Technologia a interakcja człowieka

Aby zapewnić skuteczną i wydajną komunikację, musisz mieć pewność, że używasz najbardziej odpowiedniego formatu komunikacji. Możesz spędzić zbyt wiele czasu dzieląc się instrukcjami z pracownikami, wpisując e-maile na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Czasami lepiej jest chodzić po biurze i szybko komunikować swoje oczekiwania. Możesz także użyć telefonu, notatki wewnętrznej, czatu wideo lub wirtualnej przestrzeni do pracy, aby komunikować się z pracownikami. Jeśli istnieje szansa, że ​​zostaniesz źle zrozumiany za pomocą technologii, skorzystaj z komunikacji twarzą w twarz z pracownikami, szczególnie w zakresie dyscypliny i rozwiązywania konfliktów między pracownikami.