Przykłady zasad, które mogę stosować wobec pracowników w zakresie technologii

Małe firmy używają technologii, takich jak telefony komórkowe, media społecznościowe i oprogramowanie do wideokonferencji, aby komunikować się ze swoimi pracodawcami, współpracownikami, sprzedawcami, dostawcami i klientami. Właściciele małych firm opracowują zasady i procedury dotyczące technologii, aby kierować pracownikami w zakresie korzystania z technologii firmy i powiązanych narzędzi. Zasady te zawierają zasady mające na celu ochronę małych firm przed nielegalnymi działaniami lub inne działania, które mogą mieć negatywny wpływ na reputację ich marek.

Nazwy użytkowników i hasła

Firmy zazwyczaj udostępniają swoim pracownikom nazwy i hasła użytkownika, aby uzyskać dostęp do komputera firmy, usług poczty głosowej i oprogramowania. Jako pracodawca możesz instruować swoich pracowników, aby nie udostępniać swoich danych logowania osobom, które nie są częścią firmy, ani nawet innym współpracownikom. Określając informacje dotyczące logowania dla każdego pracownika, można śledzić wykorzystanie i minimalizować potencjalne błędy, które mogą kosztować firmę i jej reputację.

Właściwe przechowywanie plików

Niektóre firmy przyjmują papierowe, wirtualne systemy segregacji jako sposób na "ekologizację" swoich organizacji i sprawiają, że pliki stają się bardziej dostępne dla kierownictwa i pracowników, gdy są w drodze. Utwórz reguły określające, które dokumenty i informacje powinny być przechowywane wirtualnie, w jaki sposób powinny być składane i kto powinien mieć dostęp.

Prywatne zasady użytkowania

Firmy różnią się polityką dotyczącą osobistego korzystania z technologii biurowej. Niektóre firmy zakazują pracownikom korzystania z technologii na własny użytek, podczas gdy inni zezwalają pracownikom na korzystanie osobiste, o ile nie nadużywają swoich przywilejów. Możesz ograniczyć pracowników do korzystania z technologii do użytku osobistego podczas przerw i przypominać im, że wysyłanie, odbieranie lub pobieranie niewłaściwych lub nielegalnych dokumentów, wiadomości lub zdjęć może skutkować działaniami dyscyplinarnymi.

Monitorowanie sieci

Pracodawcy mają prawo monitorować pocztę e-mail pracowników i aktywność internetową, szczególnie jeśli są podejrzani o nielegalne lub niewłaściwe wymiany. Z reguły poinformuj pracowników, że będziesz używać oprogramowania monitorującego według własnego uznania. Poza monitorowaniem osobistego użytku, pracodawcy mogą odkryć oszustwa, określić, w których zadaniach online pracują pracownicy w ciągu dnia i jak długo są z dala od swoich komputerów.

Media społecznościowe

Popularność mediów społecznościowych rośnie, ponieważ daje osobom i firmom więcej możliwości spotykania się, utrzymywania kontaktu, dzielenia się pomysłami i muzyką oraz promowania produktów i usług. Wraz z jego zaletami pojawiają się wady, takie jak rozproszenie wśród pracowników i miejsce na upuszczanie się na frustracje w miejscu pracy. Pracownicy często korzystają z mediów społecznościowych w godzinach pracy, za pośrednictwem komputerów roboczych lub smartfonów. Pracodawcy mogą przeciwdziałać niewłaściwemu wykorzystaniu technologii, tworząc zasady dotyczące mediów społecznościowych, aby określić, czy strony są dostępne w godzinach pracy i jaki rodzaj informacji mogą publikować pracownicy. Twoje zasady mogą zabraniać pracownikom wypowiadania uwag na temat firmy, współpracowników, sprzedawców, dostawców i klientów.

Popularne Wiadomości