Jak ustanowić budżet na podróże służbowe

Wraz z rozwojem twojej korporacji odkryjesz, że ty lub twoi pracownicy musicie podróżować w imieniu firmy. Koszty podróży zwykle funkcjonują jako inwestycje-technicznie uznaniowe, ale niezbędne dla długofalowego sukcesu - a dobra inwestycja musi przynieść dobry zwrot. Przygotowanie budżetu podróży oznacza określenie wytycznych na temat tego, na co firma może sobie pozwolić, aby zaoszczędzić w perspektywie krótkoterminowej, a także, na ile zwrotu te "inwestycje" muszą generować, aby uzasadnić ich koszt.

1.

Ustal budżet podróży tylko po zapewnieniu podstawowych wydatków biznesowych. W czasach szczupłych można zrezygnować z podróży służbowych, ale nie można zrezygnować z takich kosztów jak czynsz i (niektóre) płace. Najpierw musisz zapłacić te koszty, czy to poprzez przychody czy zadłużenie. Naruszenie tej zasady stanowi egzystencjalne zagrożenie dla Twojej firmy i nigdy nie powinieneś jej rozważać, chyba że przyniesie namacalną, krótkoterminową wypłatę.

2.

Ustaw oficjalną politykę podróżowania, która posłuży jako punkt odniesienia do zatwierdzania kosztów podróży. Jedna strona tej monety dotyczy samych kosztów. Na przykład oficjalna polityka powinna określać limity wydatków na dietę za posiłki. Druga strona medalu obejmuje proces zatwierdzania. Na przykład młodsi pracownicy powinni uzyskać zgodę na podróż od upoważnionego menedżera lub dyrektora wykonawczego.

3.

Uwzględnij koszty podróży na podstawie wartości, którą możesz racjonalnie oczekiwać od swojej firmy. Używaj świadomych założeń, aby tworzyć konkretne prognozy. Oczywistym przykładem jest przelot do innego państwa w celu wynegocjowania umowy z potencjalnym nabywcą, która przyniesie znaczny zysk w czasie, znacznie przewyższając koszt biletu lotniczego, posiłków i pokoju hotelowego. Mniej intuicyjny przykład dotyczy podróży do innego stanu, aby wziąć udział w konferencji poświęconej optymalizacji praktyk biznesowych w branży. Nie przyniesie to same korzyści, ale wdrożenie lepszych praktyk biznesowych może pomóc w zwiększeniu przychodów. Powinieneś spodziewać się pewnej trudności i zgadywania w oszacowaniu zwrotu z tego rodzaju wydatków. Zacznij ostrożnie, unikając dużego ryzyka.

4.

Zbieraj dane na temat kosztów podróży służbowych zatwierdzanych przez Twoją firmę i analizuj je w czasie w stosunku do wartości, jaką każda podróż ostatecznie dodaje do firmy. Oznacza to, że każdy, kto podróżuje, musi wypełnić szczegółowy raport wydatków po ich powrocie. Szczegóły robią różnicę. Staraj się być w stanie wyciągnąć możliwie jak najdokładniejszą linię między kosztami podróży a wartością, jaką zapewniają. Nic nie pomaga w prognozowaniu przyszłości, a także w dobrych danych o przeszłości. Stworzenie bazy wiedzy na temat tego, jakie rodzaje wycieczek się opłaciły, a jakie rodzaje nie pomogłyby uzasadnić bardziej liberalnego budżetu podróży w przyszłości.

5.

Śledź koszty podróży i kontroluj te koszty. Nie zmuszaj swoich pracowników do podróżowania w ubóstwie, ale nie dawaj im również czeku in blanco. Siedzenia samolotów autokarowych, samochody wynajmujące samochody i okazyjne pokoje hotelowe nie zaszkodzą podstawom podróży.