Jak ustanowić otwartą komunikację w pracy

Spróbuj stworzyć środowisko pracy, w którym możesz swobodnie komunikować się ze swoimi pracownikami. Kiedy zwracasz się o opinie do pracowników, możesz dowiedzieć się o problemach i rozwiązać problemy, zanim wszystko się wydarzy. Niektórzy z Twoich pracowników mogą mieć dobre pomysły, które mogą poprawić efektywność pracy, ale możesz nigdy nie usłyszeć o tych pomysłach, jeśli nie nawiążesz otwartej komunikacji z pracownikami. Możesz użyć kilku różnych mediów do komunikacji z pracownikami, ale zanim rozpocznie się dialog, musisz najpierw ustalić podstawowe zasady.

1.

Podziel się niektórymi zasadami komunikacji ze swoimi pracownikami. Wyjaśnij, że ludzie nie mogą posługiwać się obraźliwym językiem w miejscu pracy lub czynią zapalczywe komentarze, które można zinterpretować jako rasistowskie, seksistowskie lub dyskryminujące. Upewnij się, że twoi pracownicy rozumieją, że otwarta komunikacja nie oznacza werbalizowania każdej myśli, która przychodzi ci do głowy. Każdy musi działać i komunikować się w sposób profesjonalny.

2.

Wyjaśnij kluczowe pojęcia swojemu zespołowi. Menedżerowie często komunikują się za pomocą akronimów lub żargonu, które nie mają znaczenia dla obniżenia pozycji w rankingu. Podaj swoim pracownikom listę powszechnie używanych akronimów i wyjaśnij, co oznaczają litery, ponieważ nie można skutecznie komunikować się, jeśli pracownicy nie rozumieją tematu.

3.

Zaplanuj spotkania zespołu. Zaangażuj cały zespół w cotygodniowe spotkania, ale pamiętaj, aby zaplanować spotkania w odpowiednim czasie, ponieważ Twoi pracownicy mogą myśleć, że nie jesteś zainteresowany komunikowaniem się, jeśli ciągle zmieniasz termin spotkania lub je anulujesz. Ustal harmonogram spotkania, aby mieć wystarczająco dużo czasu na przekazanie swoich pomysłów, a Twoi pracownicy mają również możliwość wyrażenia opinii.

4.

Zapewnij swoim pracownikom regularne aktualizacje ważnych spraw, które mogą mieć wpływ na miejsce pracy. Twoi pracownicy będą czuli się bardziej w zgodzie z firmą, jeśli usłyszą o twoich zmianach, zamiast czekać na szepty na winorośli. Otwarcie rozwiązuj problemy, które mogą dotyczyć Twoich pracowników, takie jak cięcia i redukcje budżetu, aby wszyscy wiedzieli, gdzie stoją, zamiast wyładowywać nieprzyjemne niespodzianki.

5.

Zapoznaj się z polityką otwartych drzwi. Dosłownie zostaw otwarte drzwi do biura, jeśli możesz to zrobić bez zakłócania pracy. Wiele osób postrzega zamknięte drzwi jako bariery, które menedżerowie przykładają do odcięcia się od swoich pracowników. Możesz zachęcać swoich pracowników do zgłaszania się do biura z pytaniami i wątpliwościami, ale jest to bardziej prawdopodobne, jeśli zobaczą otwarte drzwi.

Wskazówka

• Niektórzy pracownicy lubią wyrażać się przed swoimi współpracownikami, inni wolą jednak rozmawiać w małych grupach. Dlatego też, podczas gdy spotkania zespołu stanowią dobre narzędzie do dzielenia się pomysłami, po tych spotkaniach powinieneś także kontaktować się z osobami. Może się okazać, że ludzie, którzy siedzieli cicho podczas sesji grupowej, mają naprawdę przydatne pomysły, które mogą przynieść korzyści całemu zespołowi.

Ostrzeżenia

• Spotkania zespołu są czasem trudne do zaplanowania w pracowitym środowisku pracy. Jeśli możesz poświęcić kilka minut, zaplanuj krótkie spotkanie, zamiast próbować wcisnąć ogromną ilość informacji do krótkiego spotkania.
• Jeśli otworzysz otwarty dialog, twoi pracownicy powinni poczuć się bardziej zrelaksowani, ale może to łatwo zepsuć się, jeśli spotkania przeciągną się z powodu nadmiernej rozmowy, pozostawiając pracownikom mniej czasu na wykonanie ważnych zadań. Komunikacja może poprawić środowisko pracy, ale nie pozwól, aby spotkania stały na drodze do pracy.