Jak korzystać z technologii, aby ulepszyć swój biznes

Małe przedsiębiorstwa mogą wiele skorzystać na rozsądnym zastosowaniu technologii, ale proces ustalania celów, nabywania sprzętu i oprogramowania oraz wdrażania go w ramach przepływu pracy może być polem minowym. Skoncentruj się na konkretnych korzyściach płynących z technologii, a nie na śrubach i śrubach, i nie marnuj się na zyski, gdy może przynieść realne korzyści.

1.

Brainstorm listę udoskonaleń procesów biznesowych, które być może uda się zrealizować na podstawie implementacji technologicznej. Twoja lista powinna zawierać trzy kategorie: ulepszenia, o których wiesz, że są możliwe, i które są podstawowymi wymaganiami dla Twoich wydatków; lista życzeń rzeczy, które chciałbyś mieć, ale które mogą być przyszłymi wysiłkami na rzecz rozwoju; oraz listę rzeczy, które zmieniają sposób prowadzenia interesów, ale które mogą nie być możliwe. Te trzy cele zapewniają bieżący cel wdrożenia, jak również przyszły cel rozwojowy - i może okazać się, że cele transformacji mogą być znacznie łatwiejsze do osiągnięcia, niż się spodziewacie.

2.

Określ, czy zamierzasz rozwijać te technologie przy użyciu zasobów wewnętrznych, czy za pośrednictwem zewnętrznych firm konsultingowych. Niemal każda ważna technologia workflow wymaga szerokiego dostosowania, procedur wdrażania i szkoleń. Małe firmy mogą czasem tanio korzystać z zaawansowanych technologicznie pracowników - ale błędy popełnione na początku procesu mogą zwiększyć koszty później, gdy przejdziesz na profesjonalne wsparcie zewnętrzne.

3.

Unikaj określania konkretnych technologii, jeśli nie dysponujesz ekspertyzą techniczną, aby właściwie je ocenić. Celem procesu zarządzania na tym etapie jest określenie celów i ograniczeń budżetowych; Nietechniczni menedżerowie, którzy zbyt wcześnie poślubią konkretne technologie, mogą stracić znaczące oszczędności i wybrać technologię, która nie najlepiej odpowiada pracy.

4.

Przeprowadź swoją prośbę o propozycje wśród zewnętrznych konsultantów i wdrożycieli lub ustal wewnętrzną procedurę, aby zrobić to samo wśród swoich pracowników, jeśli wykonujesz pracę wewnętrzną. Główne wdrożenia technologiczne nie zakończą się powodzeniem, jeśli zostaną dodane do istniejącego obciążenia pracą pracownika. Właściwe wdrożenia technologiczne mogą być czymś więcej niż tylko pracą w pełnym wymiarze godzin. Pracownicy przeniesieni do wdrażania technologii powinni przenieść swoje dotychczasowe obowiązki na inne zasoby kadrowe.

5.

Negocjuj ramy czasowe, budżet i benchmarki implementacyjne z twoimi zewnętrznymi lub wewnętrznymi zasobami kadrowymi. Jeśli pracujesz z zewnętrznym konsultantem, twoja umowa powinna zawierać zabezpieczenia przed nadmiernym budżetem i ponad harmonogramem. Podobnie, konsultant będzie chronić własną firmę, ustalając szczegółowe warunki pracy, które należy wykonać, i naliczając dodatkowe opłaty, jeśli zmienisz je w trakcie trwania umowy.

6.

Opracuj harmonogram wdrożenia, w tym następujące kroki: wdrożenie testowe w celu przeglądu pracy; szkolenie, jeśli to konieczne; faza przejściowa od bieżącego przepływu pracy do nowej technologii; i wdrożenie produkcji gotowej technologii. Po tej ostatniej fazie następuje zwykle proces iteracyjny, w którym ulepszenia technologii są zbierane od personelu, który ma bezpośrednie doświadczenie w pracy z tym. Kiedy pozwala na to budżet i czas, zastosuj nowy cykl ulepszeń w swojej technologii, aby upewnić się, że czerpiesz z niego maksimum.

Wskazówka

• Najczęstszym błędem popełnianym przez małe firmy jest skąpienie budżetu na ulepszenia technologiczne. Jeśli Twoja firma zatrudnia 20 pracowników, a każda z nich oszczędza 30 minut tygodniowo od wdrożenia, oznacza to obniżenie kosztów personelu o 500 godzin rocznie. W zależności od średniej godzinowej pensji pracowników bardzo krótkowzroczne jest ograniczanie budżetu na taką technologię do 1000 USD lub mniej.