Którego użyć: Excel lub Access dla raportu finansowego?

Microsoft Excel i Microsoft Access przechowują dane używane do napisania raportu finansowego. Jednak Excel ma więcej wbudowanych opcji szybkiego generowania raportu z niewielkiej ilości danych finansowych. Dostęp jest lepiej dopasowany, gdy trzeba połączyć bardzo duże ilości danych, aby stworzyć złożone sprawozdanie.

Płaskie i relacyjne bazy danych

Excel to program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, a program Access to oprogramowanie bazy danych, ale oba mogą być używane do przechowywania danych w podobny sposób. "Płaska" baza danych przechowuje pojedynczą tabelę z polami danych w każdym rekordzie; są one funkcjonalnie identyczne z kolumnami danych i wierszy arkusza kalkulacyjnego. "Relacyjna" baza danych łączy ze sobą wiele tabel danych, wykorzystując informacje z pierwszej tabeli do zestawiania informacji z innych tabel, na przykład sumując sprzedaż wszystkich sklepów w określonym obszarze. Relacyjne bazy danych są podobne do skoroszytów programu Excel, które zawierają wiele arkuszy, ale generalnie są bardziej elastyczne i wydajniejsze.

Wybór struktury

Płaskie bazy danych i skoroszyty pojedynczych arkuszy są najbardziej rozpowszechnionym typem struktury w programach Access i Excel, ponieważ większość projektów nie ma wystarczającej ilości danych lub złożoności, aby wymagać relacyjnej bazy danych lub struktury składającej się z wielu arkuszy. Ale kiedy twoja firma musi łączyć duże ilości danych, relacyjna baza danych jest bardziej wydajna. Gdy raport finansowy wyświetla zsumowane i uśrednione dane na wiele sposobów - na przykład podział według regionu i typu sprzedaży - lub gdy raport musi zbierać dane z wielu źródeł, relacyjna baza danych ułatwia proces konfiguracji, gdy jest poprawnie skonfigurowany. Podczas gdy Excel pozwala na relacyjną funkcjonalność baz danych, Access zapewnia bardziej zaawansowane i zautomatyzowane metody pracy z tą strukturą.

Szablony

Excel i Access zawierają wstępnie ustawione układy i struktury baz danych dla wspólnych potrzeb biznesowych. Po rozważeniu, czy będziesz potrzebować płaskiej lub relacyjnej bazy danych, przejrzyj załączone szablony i bazy danych, aby sprawdzić, czy którekolwiek z nich odpowiada wymaganiom dotyczącym przechowywania i raportowania danych. Demonstracja tego, co jest zawarte w każdej strukturze, dostarcza szczegółowych informacji umożliwiających ustalenie, czy wymagania dotyczące danych są lepiej dostosowane do przechowywania w programie Excel lub Access.

Wybór oprogramowania

Zarówno program Access, jak i Excel to bardzo złożone aplikacje, które mogą wymagać wielu lat nauki, aby w pełni opanować, ale program Excel ma łatwą obsługę, ponieważ podstawowe umiejętności w zakresie arkuszy kalkulacyjnych wystarczą do rozpoczęcia pracy z programem. Jeśli nadal nie masz pewności, która aplikacja jest lepiej dopasowana do Twoich potrzeb, zacznij od szablonu Excel i sprawdź, czy działa dobrze z Twoimi nieprzetworzonymi danymi. Jeśli okaże się, że często tworzysz nowe arkusze lub chcesz tworzyć złożone obliczenia, przełącz się do bazy danych programu Access i zaimportuj arkusze, które już utworzyłeś w programie Excel. Dostęp zazwyczaj wymaga więcej pracy przy projektowaniu układu końcowego produktu, ale oszczędza pracy podczas tworzenia formuł generujących raport.