Jak napisać raport o sytuacji

Raporty z sytuacji mają na celu przekazanie szczegółów konkretnego wydarzenia, takich jak raporty rządowe o klęsce żywiołowej lub informacje o poważnej konwersji firmy. Jeśli zostaniesz powołany do utworzenia firmy, będziesz odgrywał rolę reportera. Musisz zebrać stosowne informacje od zaangażowanych stron i zebrać je w spójny format, który pozwoli uzyskać przejrzysty obraz sytuacji. Dobrze skonstruowany raport sytuacji może przynieść korzyści Twojej firmie, udostępniając kierownictwu i personelowi informacje niezbędne do podjęcia ważnych decyzji.

1.

Oceń sytuację. Określ, jakie informacje należy zebrać i od kogo. Zrób listę swoich kontaktów docelowych i ustaw docelową datę zakończenia raportu o sytuacji. Jeśli na przykład Twoja firma wysłała duże zamówienie pod niewłaściwy adres, dowiedz się, którzy pracownicy byli bezpośrednio zaangażowani w przyjmowanie i wysyłanie zamówienia.

2.

Komunikuj się z każdą osobą, której dotyczy wstępna ocena, aby uzyskać jego opinię na temat sytuacji. Zadawaj pytania otwarte i sprawdzaj dodatkowe szczegóły, jeśli Twoje źródło nie oferuje wszystkich potrzebnych informacji. Wykonuj szczegółowe notatki i jeśli to możliwe, korzystaj z podręcznego magnetofonu do wywiadów. Zapisz dane kontaktowe każdej osoby, z którą rozmawiasz, w tym imię i nazwisko, tytuł zawodowy, datę urodzenia, adres i numer telefonu. W powyższym przykładzie chciałbyś otrzymać szczegółowy harmonogram wszystkich zdarzeń, które mogły przyczynić się do wysłania zamówienia na niewłaściwy adres.

3.

Napisz swój raport o sytuacji. Podsumuj sytuację na szczycie. Postępuj zgodnie z paragrafami ułożonymi w spójny sposób, wyszczególniając każdą decyzję, wydarzenie i szczegóły, które przyczyniły się do zaistniałej sytuacji. Bądź dokładny z datami, czasami i faktami. Prześlij raport do wszystkich odpowiednich pracowników.

4.

Jeśli to konieczne, w razie potrzeby postępuj zgodnie ze wstępnym raportem o sytuacji, regularnie raportując o postępach.

Wskazówki

• W razie wątpliwości potwierdź i wyjaśnij szczegóły ze swoimi źródłami.
• Zapisz raport sytuacji w sposób rzeczowy, nie ujawniając osobistych uczuć.
• Warto pisać w odwróconej piramidzie, koncentrując się na najważniejszych szczegółach u góry, a następnie schodząc do mniej istotnych faktów.
• Użyj bezpośredniego języka, wolnego od slangu lub żargonu. Unikaj przymiotników, jeśli możesz.