Jak napisać budżet konferencji regionalnej dla organizacji non-profit

Wiele organizacji non-profit korzysta z konferencji, aby zebrać fundusze na stowarzyszenie, podczas gdy inne widzą konferencję jako wydatek. Konferencje regionalne zazwyczaj przyciągają mniejsze tłumy niż krajowe, więc będziesz musiał planować niższe korzyści skali. Tworząc budżet na spotkanie, znajomość celów bottom-line pomoże zaplanować wydatki i działania marketingowe, aby osiągnąć założone cele.

Zdobądź budżety z poprzedniej konferencji, a także, jeśli to możliwe, budżety co najmniej trzyletnie. Uzyskaj kopie wszystkich umów na każdą konferencję, w tym miejsce, catering, audiowizualne, marketing, głośniki i transport. Skontaktuj się z krajową organizacją, jeśli jesteś oddziałem lub okręgiem organizującym konferencję regionalną i zapytaj, jakie wsparcie finansowe, marketingowe lub logistyczne zapewnia urząd krajowy. Zapytaj, czy masz jakiekolwiek zobowiązania finansowe do przyjęcia przedstawicieli narodowych lub promowania sponsorów.

Napisz listę działań, które będą odbywać się na konferencji zgodnie z mandatem zarządu lub komitetu konferencji, oraz wszystkie wydatki związane z tymi działaniami. Obejmują przyjęcia koktajlowe, bankiety, gry w golfa lub tenisa, wykłady, spotkania komisji, targi, współmałżonka i zajęcia dla dzieci oraz taniec. Napisz listę wydatków niezwiązanych z działalnością, takich jak zakwaterowanie członków zarządu i podróże, marketing konferencji, drukowanie książek programów, wizyty w terenie, budka rejestracyjna i nagabywanie dostawców.

Utwórz główny dokument budżetu zawierający listę przewidywanych dochodów i wydatków po lewej stronie. Uwzględnij źródła dochodu, takie jak opłaty rejestracyjne, opłaty za działalność, ogłoszenia w książce programowej, sponsoring, stoiska targowe, okazje do rozdawania produktów i loterie. Wymień wydatki według kosztów stałych i zmiennych. Na przykład wydatki na cele audiowizualne nie zmienią się wraz z numerami rejestracyjnymi, ale koszty żywności i napojów będą niższe.

Opracuj budżety wyjściowe dla różnych obszarów konferencji, takich jak edukacja, rozrywka, działania, marketing, logistyka na miejscu i targi. Pokaż koszty zarządzania każdym obszarem. Na przykład logistyka na miejscu może obejmować pracowników działu rejestracji, krótkofalówki, identyfikatory, oprogramowanie rejestracyjne, usługę transferu i torby uczestników. Budżet marketingowy powinien obejmować wszystkie wydruki przed i po wydarzeniach oraz reklamy i promocje cyfrowe.

Skontaktuj się z potencjalnymi prelegentami lub organizacjami, które mogą zapewnić głośniki, aby ustalić, czy będziesz musiał płacić opłaty za mówienie oraz wszelkie podróże, noclegi, posiłki i przypadkowe opłaty. Skontaktuj się z dostawcami branżowymi, którzy mogą zapewnić bezpłatne głośniki w zamian za ekspozycję na Twoje wydarzenie. Zachęcaj wolontariuszy do członkostwa, którzy planują wziąć udział w imprezie na własny koszt i którzy są wykwalifikowanymi ekspertami i doświadczonymi mówcami.

Wykonaj trzy kopie budżetu, aby móc tworzyć scenariusze oparte na niskiej, umiarkowanej i wysokiej frekwencji oraz niskich, średnich i wysokich prognozach dochodów. Zbadaj wpływ różnych poziomów frekwencji i określ, gdzie będziesz musiał zmniejszyć wydatki lub mieć możliwość zwiększenia wydatków, na podstawie poziomu obecności i udziału sponsorów.