Co to są płatności scentralizowane?

Niektóre małe firmy z wieloma lokalizacjami płacą sprzedawcom, dostawcom i usługodawcom z każdej lokalizacji. Kiedy tak się dzieje, firmy często powielają wysiłki i funkcje. Firmy, które scentralizują obsługę i przetwarzanie tych płatności, często oszczędzają czas i pieniądze dzięki zwiększonej produktywności i wydajności. Księgowi i konsultanci określają tę praktykę jako operacje scentralizowanego rozliczania zobowiązań.

Definiowane konta

Firma generuje rachunki płatne, gdy sprzedawca lub dostawca pozwala jej na zakup produktów lub usług na warunkach zamiast płacić przy dostawie. Warunki te są również określane jako kredyt kupiecki lub finansowanie dostawcy. Gdy dostawca wysyła fakturę lub rachunek do firmy, księgowy firmy rejestruje ten rachunek w systemie księgowym jako wydatek przy odbiorze. Koszt pojawia się wówczas w rachunku zysków i strat za dany okres. Rejestrowanie rachunku bez zapłaty wprowadza go również w bilansie przedsiębiorstwa jako zobowiązanie, bieżące zobowiązanie.

Scentralizowany system

Scentralizowany system rozliczania zobowiązań agreguje wszystkie funkcje związane z rachunkami łącznie w jednej scentralizowanej lokalizacji z jedną grupą personelu. Personel wykonuje funkcje faktur lub paragonów, kompilację zamówień, zatwierdzenia kredytu kupieckiego i śledzenie umów oraz przetwarzanie płatności za rachunki. Zobowiązania z tytułu scentralizowanego rozliczenia wynikają z płatności wniesionych, wyśledzonych i wypłaconych z scentralizowanego systemu.

Niekentralizowane operacje płatnicze rachunków

Gdy jednostki zależne lub jednostki biznesowe mają podobne nazwy i różne lokalizacje, dostawcy mogą mieć trudności z ustaleniem, gdzie wysłać fakturę do zapłaty. Jeśli dostawca obsługuje wiele lokalizacji, kwestie związane z płatnością mnożą się. Dostawca może potrzebować wysłać osobną fakturę do każdej lokalizacji i czekać na płatność od tej samej firmy podstawowej, ale w wielu transakcjach, powodując zamieszanie i zwiększając koszty po obu stronach transakcji. Gdy wiele lokalizacji opłaca rachunki, wszystkie osoby zaangażowane w przetwarzanie zobowiązań muszą przejść odpowiednie szkolenie, aby zrozumieć i przestrzegać wytycznych firmowych dotyczących rozliczania zobowiązań.

Zalety

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez Ideal AP, firmę odpowiedzialną za rozliczanie rachunków, firmy, które ustanawiają operacje scentralizowanych płatnych rachunków, mają koszt przetwarzania za jeden rachunek niższy o 2, 00 $ niż zdecentralizowany system. Ponadto, w przypadku scentralizowanych zobowiązań dotyczących zobowiązań, przedsiębiorstwa przetwarzają ponad 2000 dodatkowych rachunków za równoważnik w pełnym wymiarze czasu w porównaniu ze zdecentralizowanym systemem. Obie liczby odzwierciedlają wyższy poziom produktywności, wydajności i automatyzacji, który istnieje w przypadku scentralizowanych zobowiązań. Na przykład więcej firm korzysta z formy płatności online lub przelewów elektronicznych przy płaceniu należności scentralizowanych, niż gdy nie.