Co się stanie, jeśli organizacja nie będzie właściwie budżetować?

Wyświetlanie prognozowanych przychodów i wydatków oraz poprawianie wyników w celu wygenerowania zysku nie wystarcza do odpowiedniego budżetu. Skuteczne budżetowanie wymaga zlikwidowania liczb w celu wygenerowania różnych raportów, które dostarczają bieżących informacji, które pomogą Ci wykryć obszary problemowe, odpowiedzieć na nadmierne koszty i określić najlepsze sposoby maksymalizacji zysków.

Niemożność efektywnej ceny

Właściwy budżet dzieli wydatki na koszty ogólne i koszty produkcji. Koszty ogólne to koszty operacyjne, takie jak telefony, ubezpieczenia, marketing i czynsz. Jeśli nie znasz kosztów ogólnych i produkcyjnych dla każdej jednostki produktu lub usługi, którą produkujesz, nie możesz ustawić optymalnych cen. Wynika to z faktu, że podczas gdy koszty produkcji często spadają wraz z każdą wyprodukowaną jednostką, koszty ogólne nie są niższe. Gdy ustalasz ceny, projektujesz sprzedaż i na podstawie tych liczb określasz, jaki będzie całkowity koszt - w tym koszty ogólne i produkcja - na jednostkę. Znajomość tych informacji może pomóc Ci upuścić produkty lub usługi, które przynoszą zysk, powodują zbyt małą marżę zysku, aby usprawiedliwić wysiłek i wydatki.

Słaby przepływ środków pieniężnych

Jeśli nie zadajesz budżetu w sposób, który dokładnie określa, kiedy przychód ma nadejść, a także kiedy będziesz mieć należne rachunki, możesz otrzymać zbyt mało gotówki lub kredytu na opłacenie rachunków. Możesz myśleć, że masz więcej pieniędzy na wydawanie niż faktycznie. Na przykład, jeśli zanotujesz przychód ze sprzedaży zrealizowanej w czerwcu w Twoim budżecie jako przychód z czerwca, może to doprowadzić do fałszywego wyczucia twoich finansów, jeśli ta płatność nie dotrze do sierpnia. Jeśli zamówisz 2 000 $ materiałów eksploatacyjnych w marcu i zapiszesz te wydatki w budżecie w tym samym miesiącu, stworzysz fałszywe poczucie potrzeb finansowych, jeśli nie będziesz musiał płacić tego rachunku przez 90 dni.

Niewłaściwe śledzenie kredytu

Jeśli używasz karty kredytowej do opłacania rachunków, możesz popełnić błąd polegający na rejestrowaniu zarówno zakupów, jak i miesięcznych płatności kartą kredytową za zakupy w swoim budżecie. Jeśli kupisz towary o wartości 1500 USD w marcu, a następnie dokonasz trzech płatności w wysokości 500 USD w kwietniu, maju i czerwcu, nie powinieneś rejestrować w swoim budżecie kwoty 1500 USD jako kosztu w marcu. Ewentualnie, możesz zarejestrować wydatki w marcu, ale nie płatności w kolejnych miesiącach, ponieważ już zaksięgowałeś 1500 $. Staje się to jeszcze trudniejsze, jeśli będziesz mieć saldo do przodu z poprzedniego roku, lub dokonasz zakupu w wysokości 1500 $ pod koniec roku i planujesz spłatę, jeśli w przyszłym roku. Co więcej, nie możesz zapomnieć o uwzględnianiu odsetek od zakupów kartą kredytową jako wydatek każdego miesiąca, nawet jeśli nie musisz płacić tej kwoty, ponieważ jest ona wpłacana na Twoje saldo.

Utwórz budżet główny

Aby właściwie skomponować budżet, utwórz budżet główny i różne raporty budżetowe analizujące różne obszary Twojej firmy. Zacznij od rocznego budżetu, który przewiduje roczną sprzedaż i przychody oraz spodziewane wydatki. Dostosuj to, aby Twoje liczby działały, abyś zarabiał, co oznacza, że ​​zmniejszasz swoje wydatki, jeśli są one większe niż twoje dochody. Następnie utwórz rachunek przepływów pieniężnych, który pokazuje, kiedy oczekujesz gotówki i wypłaty. Następnie utwórz budżety ogólne i produkcyjne; rozważ głębsze zagłębianie się w te obszary dzięki budżetom na pracę, sprzedaż i administrację Twojej firmy. Wykorzystaj te informacje do tworzenia miesięcznych, kwartalnych i rocznych zestawień zysków i strat, które przedstawiają wyniki finansowe twoich operacji.