Czy wszyscy pracodawcy muszą złożyć W-2?

Gdy właściciel małej firmy prowadzi działalność gospodarczą na własny rachunek, wymogi prawne dotyczące opodatkowania są stosunkowo proste. Kiedy właściciel rozpoczyna zatrudnianie pracowników, przepisy stają się bardziej złożone. Firmy nie tylko potrzebują numeru identyfikacyjnego pracodawcy w zakresie podatków, ale także muszą zacząć pobierać podatki u źródła w imieniu swoich pracowników. Często wymaga to formularza WRS - Internal Revenue Service (IRS), jednego z najczęstszych dokumentów podatkowych. Jednak W-2 nie jest powszechnie wymagany i może zależeć od okoliczności.

Formularze W-2

Formularz W-2 znany jest jako Wynagrodzenie i zeznanie podatkowe. Oficjalna wersja to sześcioczęściowy formularz na jednej stronie, z identycznymi sekcjami dla stron takich jak pracodawca i pracownik. Formularz pokazuje, ile firma zapłaciła pracownikowi, a także ile pieniędzy zostało wstrzymanych na podatki takie jak Social Security i Medicare. Firma musi złożyć ten formularz i wysłać niezbędne kopie do pracowników.

Używa

Ogólnie rzecz biorąc, W-2 musi być stosowany, jeśli pracodawca zatrudnia pracowników i płaci im wynagrodzenie. Każdy pracownik będący pracownikiem (a nie na przykład wykonawca) musi otrzymać formularz W-2, bez względu na to, jak dużo lub mało pracuje lub jak jest opłacany, na przykład za pośrednictwem wynagrodzenia, wynagrodzeń lub premii. W-2 jest jedynym podstawowym dokumentem, który zawiera zarówno numer ubezpieczenia społecznego, jak i wynagrodzenie Medicare opłacone za rok podatkowy.

Wyjątki

Istnieją pewne wyjątki. Kluczem jest to, jak definiuje się pracownika. Istnieją bardzo szczegółowe zasady, które definiują niektórych osób, które pracują dla firmy w niepełnym wymiarze godzin w ramach umowy o pracę i osoby, która faktycznie jest pracownikiem, ale stosuje się kilka wytycznych. Jeśli firma nie ściśle kontroluje, w jaki sposób, gdzie i kiedy pracownik wykonuje zadania, może zostać uznany za wykonawcę i odpowiada za własne podatki. W-2s nie jest w tym przypadku używany.

1099s

Jeśli formularz W-2 nie jest używany, alternatywną formą jest dokument 1099, znany jako dokument niezależnego kontrahenta. Obejmuje to wiele takich samych informacji jak W-2, ale nie wykazuje potrącenia podatku dochodowego, ponieważ wykonawcy nie podlegają potrąceniu podatku u źródła.