Ustawienie celu dla personelu administracyjnego

W środowisku biznesowym, od korporacji po produkcję, personel administracyjny może być kluczowym elementem funkcjonalności firmy. Pracownicy administracyjni często mają do spełnienia obowiązki "front end", takie jak powitanie klientów, odbieranie telefonów, filtrowanie poczty i utrzymywanie korespondencji. Podobnie jak w przypadku każdego działu w małej firmie, ustalanie celów w dziale administracyjnym jest ważne z różnych powodów.

Znaczenie

Aby małe firmy mogły osiągnąć ogólne cele firmy, konieczne jest, aby większość działów biznesowych, w tym administracja, miała jasno określone cele określone przez menedżerów średniego lub wyższego szczebla. Dzięki tym celom każdy administrator, a także cały zespół administracyjny, może pomóc w osiąganiu indywidualnych i firmowych celów. Cele są również ważne, ponieważ mogą napędzać pracowników do działania i zwiększać efektywność w ramach podziału administracyjnego.

Rodzaje celów

Rodzaje celów ustalonych dla personelu administracyjnego mogą się różnić w zależności od roli administratora. Na przykład, cele dla recepcjonisty mogą obejmować terminowe rozprowadzanie i przygotowywanie całej poczty przychodzącej i wychodzącej, w tym rejestrowanie pakietów z usługami operatora i powiadamianie odbiorców o wszystkich przychodzących pakietach. Inne cele dla personelu administracyjnego mogą obejmować konserwację plików, przetwarzanie dokumentów, nadzorowanie funkcji obsługi urzędników, planowanie podróży dla menedżerów wyższego szczebla i utrzymywanie określonych baz danych.

Motywacja

Cele są kluczowe, jeśli chodzi o motywowanie pracowników do działania. Bez jasno sprecyzowanych celów, które pracownicy administracyjni mogą oczekiwać na wykonanie kwartalne lub roczne, pracownicy mogą czuć się zagubieni lub zdezorientowani co do tego, czego się od nich oczekuje. Zrozumienie oczekiwań dotyczących celów może wpłynąć na motywację pracowników do dobrego wykonywania pracy. Biorąc to pod uwagę, źle zaplanowane cele lub cele, które są zbyt ogólne, mogą zniechęcić pracowników administracyjnych. Wyraźnie informuj, jakie cele są oczekiwane od personelu administracyjnego, i wyjaśnij, w jaki sposób cele te pasują do misji i celów firmy.

Osiągalność i pomiar

Aby mieć pewność, że Twoje cele administracyjne są wykonalne i prawidłowo wykonane, zmień, jak często i jak dobrze są osiągane. Na przykład twoi pracownicy mogą osiągnąć cele na czas, ale wyniki mogą nie być równe "dobrej pracy". Z drugiej strony pracownicy administracyjni mogą przegapić terminy i dłużej pracować, aby osiągnąć cele, ale w końcu mogą bezbłędnie wykonywać zadania. W każdym z tych przypadków może zajść potrzeba oceny, czy postawione cele były realistyczne i możliwe do osiągnięcia. Umożliwi to ustalenie bardziej praktycznych celów w przyszłości.