Wykorzystanie planu projektu

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek znaczącego projektu dobrą praktyką jest opracowanie szczegółowego planu projektu. Plan projektu komunikuje ogólny cel danego przedsięwzięcia i szczegółowo określa konkretne zadania, które należy wykonać w dążeniu do jasno określonego celu projektu. Korzystając z planu projektu, menedżer programu tworzy strukturę, która pozwala zespołowi projektu pozostać na zadaniu, zgodnie z harmonogramem i budżetem. Małe firmy, nawet najmniejsze jednoosobowe, mogą korzystać z łatwo dostępnych i bezpłatnych narzędzi online do zarządzania wszystkimi aspektami planowania projektów o dowolnej wielkości.

Komunikuj cel

Określenie celu dla projektu jest jak identyfikowanie skarbu, którego szukasz przed długą i skomplikowaną podróżą. Po zadeklarowaniu wszystkie wysiłki powinny być mierzone pod kątem tego, czy zbliżają zespół do celu. Dlatego niezwykle ważne jest, aby być konkretnym o pożądanym wyniku. Na przykład cel zwiększenia zysków pozostawia zbyt wiele do interpretacji. Zespół może szybko zostać podzielony, aby osiągnąć ten cel na wiele różnych sposobów. Jednak cel polegający na zwiększeniu zysków poprzez obniżenie kosztów materiałów o 10 procent w ciągu roku lub krócej daje każdemu jasny cel, który jest konkretny, można zmierzyć i ustawić w rozsądnych ramach czasowych.

Przerwij w zarządzalne zadania

Po ustaleniu celu projektu czas podzielić go na mniejsze, indywidualne zadania. Dzięki temu duży projekt jest bardziej smaczny i łatwiejszy w zarządzaniu, ponieważ pakiety robocze są dzielone na konkretnych członków zespołu lub grupy, którzy dobrze nadają się do wykonywania zadań. Każde zlecenie powinno jasno określać, kto będzie robić co i dlaczego - osiągając rezultat w określonym terminie. W ten sposób zadania działają jako mini-cele realizowane w określonej kolejności, aby przenieść projekt od jego powstania do ukończenia.

Zaplanuj zasoby

Porządkowanie kolejności każdego zadania w planie projektu daje każdemu jasną mapę drogową do celu końcowego. Praca, materiały, maszyny i wszelkie inne zasoby wymagane w projekcie powinny być zaplanowane z wymiernymi kamieniami milowymi. Od prostych do złożonych, dostępnych jest wiele bezpłatnych narzędzi do planowania, aby pomóc menedżerowi programu przygotować odpowiedni harmonogram, taki jak wykresy Gantta lub PERT, aby zilustrować wszystkie zadania i zależności między nimi.

Wydatki budżetu i monitorowania

Niewiele projektów można realizować z nieograniczonymi środkami. Dlatego ważnym zastosowaniem planu projektu jest określenie zadań, harmonogramów i zasobów za pomocą budżetowanych dolarów przydzielonych dla każdego elementu. Budżety są stale monitorowane w celu zapewnienia, że ​​plan pozostaje w ramach dostarczonych funduszy. Realizacja projektu w ramach budżetu to kolejny cel pomiaru sukcesu projektu.

Prognozy prognoz

Większość kierowników projektów używa Struktury podziału pracy, zwanej również WBS, w celu podsumowania zadań, harmonogramów i budżetów na potrzeby raportowania. Ten popularny format zapewnia menedżerom i członkom zespołu strukturę do śledzenia i nadawania statusu zadań w planie projektu. Co ważniejsze, wszystkie zadania są okresowo zwijane w celu prognozowania ogólnego stanu zdrowia projektu. Metody takie jak wartość zarobiona wykorzystują wydatki historyczne do obliczenia całkowitych kosztów, jeśli prace będą kontynuowane w ten sam sposób do końca programu. Pozwala to na podjęcie działań korygujących, w razie potrzeby, zanim projekt wymknie się spod kontroli i pomoże doprowadzić cały wysiłek do pomyślnego zakończenia.