Wymagania dotyczące dokumentacji dla wydatków służbowych za pomocą IRS

Chociaż Internal Revenue Service wymaga, aby Twoja firma przesyłała tylko wybrane dokumenty, takie jak formularze 1099, właściwa dokumentacja jest niezbędna, jeśli Twoja firma kiedykolwiek staje przed audytem podatkowym. Jeśli nie masz odpowiednich notatek i paragonów dokumentujących każdy wydatek biznesowy, który odjęto od poprzednich zeznań podatkowych, IRS może uznać Cię za podatki zaległe oprócz wysokich kar pieniężnych i odsetek.

Dowody fotograficzne

Aby ubiegać się o odliczenie za biuro domowe, musisz poświęcić powierzchnię biurową wyłącznie na cele związane z pracą. Wysokość czynszu lub kredytu hipotecznego, narzędzi, a nawet rachunku telefonicznego jest bezpośrednio skorelowana z powierzchnią tego dedykowanego miejsca. Bonnie Lee z magazynu "Entrepreneur" sugeruje, że w przypadku audytu można zabrać ze sobą zdjęcia swojej domowej przestrzeni biurowej, zwłaszcza jeśli miejsce docelowe lub obszar twojego biura zmienia się z czasem. W niektórych przypadkach wideo osoby mierzącej przestrzeń może wyeliminować potrzebę wizyty domowej podczas audytu.

Pomocne mogą być również zdjęcia powiązanych aktywów lub wydatków, na które nie masz pokwitowania, takich jak uporządkowany regał, z którego korzystasz obecnie w swoim domowym biurze.

Długoterminowe przechowywanie rekordów

IRS może kontrolować zwrot sprzed lat, dlatego ważne jest, aby zachować stare rekordy. W wywiadzie dla magazynu Inc, firma księgowa Hirsch & Silberstein sugeruje przechowywanie wszystkich paragonów, anulowanych czeków i wyciągów bankowych przez co najmniej siedem lat. Zawsze przechowuj ewidencje nieruchomości i kopie każdego poprzedniego zeznania podatkowego, bez względu na to, ile masz lat.

Dokumentacja pracownicza

Według IRS, każdy pracownik musi wypełnić formularz I-9: Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia. Pracownik musi również wypełnić formularz Formuły W-4: Świadectwo Zasiłku dla Pracowników, aby obliczyć kwotę do potrącenia z wypłaty. Niezależni wykonawcy i inni pracownicy okazjonalni powinni wypełnić formularz W-9: Wniosek o numer identyfikacji podatkowej i certyfikat. Zachowaj oryginalne kopie wszystkich tych formularzy w nieskończoność.

Jeśli masz pracowników, Twoja firma musi złożyć formularz W-2: wynagrodzenie i zeznanie podatkowe z urzędem skarbowym i rozesłać kopię do pracownika i administracji zabezpieczenia społecznego do 31 stycznia każdego roku. Jeśli zatrudniłeś niezależnych wykonawców, musisz złożyć formularz 1099-MISC w IRS i dostarczyć kopię kontraktu do 31 stycznia każdego roku.

Wpływy za zakupy i wydatki

Publikacja IRS 583 zawiera kompletną listę zakupów i wydatków, które zachęca właścicieli firm do prowadzenia dokumentacji. Nie jest wymagana konkretna metoda przechowywania danych, ale powinieneś mieć wystarczającą dokumentację, aby zweryfikować wszelkie wydatki lub zakupione roszczenia na swoich zeznaniach podatkowych, oprócz weryfikacji wszystkich przychodów z działalności. Zorganizuj pokwitowania według roku i kategorii podatkowej, aby ułatwić ich późniejsze odniesienie.