Jak napisać notatkę od HR

Działy kadr regularnie wysyłają komunikaty do pracowników na różne tematy - od dokumentacji zakończenia pracowniczych do rozszerzenia zaproszenia na piknik firmy. Najskuteczniejsza komunikacja HR jest dobrze skonstruowana, ma na uwadze odbiorców i jest odpowiednio rozprowadzana. Zawiera również język, który nie pozostawia czytelnikowi interpretacji znaczenia, co oznacza, że ​​notatka HR musi być jasna i jednoznaczna.

1.

Przygotuj cel i zarys swojej wiadomości. Notatki z zasobów ludzkich mogą mieć charakter informacyjny, taki jak aktualizacje polityczne lub proceduralne, lub mogą być pisemnym potwierdzeniem działań związanych z zatrudnieniem, takich jak dokumentacja do przeglądu dyscyplinarnego lub rozwiązania. Podczas projektowania konturu określ pozycję i tytuł czytelnika, jego pochodzenie i kwalifikacje.

2.

Przygotuj listę pracowników, którym rozdawana będzie twoja notatka. Poproś dział IT o dostarczenie listy e-mailowej dla wszystkich pracowników lub dla niektórych grup pracowników. Jeśli piszesz notatkę informacyjną dla pracowników, wróć do swoich przełożonych i menedżerów. Przywództwo musi zawsze być świadome informacji przekazywanych pracownikom, którzy się do nich zgłaszają.

3.

Zbierz dane niezbędne do uzasadnienia Twojego tematu. Na przykład, jeśli piszesz o zmianie polityki, uzyskaj kopie aktualnych podręczników i standardowych procedur operacyjnych. Ponadto należy uzyskać zaktualizowane oświadczenia dotyczące zasad, które zostały upowszechnione po opublikowaniu podręcznika. Jeśli zasady mają do czynienia z procesami, takimi jak technologia, uzyskaj instrukcje krok po kroku dotyczące korzystania z nowej technologii.

4.

Wymień listę pracowników, do których piszesz notatkę. Określ, kim są Twoi czytelnicy i odpowiednio dostosuj język. Na przykład, jeśli piszesz do specjalistów IT o sprawach proceduralnych, zrozumieją oni technologię-przemówienie. Jeśli jednak piszesz notatkę na temat procesów IT, a twoja publiczność składa się z więcej niż personelu IT, przygotuj ją tak, aby była zrozumiała dla szerokiego grona odbiorców.

5.

Umieść kopie notatek skierowanych do poszczególnych pracowników w ich aktach osobowych. Niektóre poufne notatki mogą być najpierw prezentowane na spotkaniu twarzą w twarz, a jeśli notatka dotyczy zerwania umowy, kierownik lub menedżer pracownika powinien być obecny podczas spotkania, kiedy notatka jest przekazywana pracownikowi.

6.

Wskaż, czy notatki HR są poufne. Korespondencja kadrowa może zawierać poufne informacje na temat płac i warunków zatrudnienia, takich jak świadczenia, dyscyplina, wskaźniki HR i strategiczne plany HR. Kopie poufnych notatek HR powinny być przechowywane w plikach z ograniczonym dostępem.